Современные сотрудники тратят почти половину своего рабочего времени на коммуникацию, а руководители проектов — и того больше. Ниже несколько советов, как сделать этот процесс более эффективным для всех участников.

Главная задача коммуникации — обеспечить единое понятийное поле, в котором будут находиться все участники проекта. За качество и эффективность коммуникации внутри команды отвечает руководитель. Только он может создать среду, в которой всем будет комфортно высказываться, задавать вопросы и общаться.

Эффективные коммуникации руководителя WhatsApp +79159633383 

Построить план коммуникаций руководителя

Коммуникация в команде начинается с построения плана, в котором должны быть отражены все участники и все возможные варианты их взаимодействия. При составлении плана надо учитывать специфику и корпоративную культуру компании.

В план коммуникации включают:

  • информацию о всех участниках коммуникации и способах связи;
  • основные принципы коммуникации;
  • перечень плановых коммуникаций (совещания, созвоны и т.д.);
  • информацию о том, куда жаловаться, если что-то идет не так;
  • описание процесса контроля и пересмотра планов.

Кроме этих пунктов, в плане должно быть зафиксировано, как руководитель проверит, что коммуникация была успешной. И хотя план предполагает множество вариантов коммуникации в команде, главные принципы — умеренность и адекватность: много общения также плохо для дела, как и полное отсутствие взаимодействия.

Персональное общение и обратная связь для каждого

Коммуникации — способ взаимодействия личностей. Соответственно, и подход к нему должен быть личностным: нет правил, которые уместны в общении со всеми членами команды.

Барьерами в коммуникации могут стать поведение человека, эмоции, неправильная интерпретация слов. Чтобы понять и быть понятым надо практиковать активное слушание и быть готовым считать всю информацию, которую транслирует человек (слова, поза, жесты, голос, мимика), понимать контекст и быть искренне заинтересованным и в общении, и в человеке.

Главное условие любой коммуникации — цель, которую понимаете и вы, и ваш собеседник. Диалог — это разговор на равных, поэтому важно сохранять это равенство и создавать поле для равноправного уважительного общения.

Если ваш собеседник пытается доминировать или манипулировать, можно использовать один из следующих приемов, чтобы перехватить инициативу:

  • задать открытый вопрос;
  • использовать стоп-фразы, чтобы сбить собеседника, который манипулирует;
  • совершить действие и выйти из поля человека (уронить бумаги или ручку и наклониться за ними);
  • обратиться к человеку по имени;
  • резюмировать после каждого смыслового блока;
  • прочитать книгу Роберта Чалдини «Психология влияния» и научиться противостоять манипуляциям.

Одна из форм коммуникации в проекте — обратная связь, которую руководитель дает сотруднику, а сотрудник руководителю. Ее цели — эмоциональная поддержка, развитие, создание общих правил и корректировка движения к достижению цели, личной и командной. Разговор должен быть предметным, проходить максимально близко по времени к тем событиям, которые предполагается обсудить, основываться на фактах. Информацию, особенно критику, стоит давать через «я-сообщения». Обратная связь — это общение тет-а-тет, но если поведение человека влияет на другие бизнес-процессы, то обсуждать его поступки надо коллективно.

Проводить эффективные совещания

Совещания — неотъемлемая часть рабочего процесса любой команды. Правда, иногда баланс нарушается и время, потраченное на обсуждение работы, превышает время самой работы. В зависимости от этапа проекта совещания могут быть:

  • стартовые (дать вводные команде, обозначить цели, разделить роли);
  • по ходу проекта (обсуждение важных вопросов, уточнение задач, инструментов для достижения целей);
  • по проблеме (обсуждение конкретной проблемы и поиск путей решения);
  • по завершению проекта (анализ итогов и выводы).

Для проведения успешного совещания необходимо разработать план с четкими целями и задачами, обозначить регламент. Все это должно стать руководством к действию и сценарием встречи. Отклоняться от плана и не соблюдать регламент — нельзя, это демотивирует команду и снижает ценность совещаний. После мероприятия необходимо проанализировать: все ли удалось сделать, все ли задачи решены.

Очень часто совещание проходит неэффективно, потому что в нем участвует слишком много людей, те, кто задействованы в процессе опосредованно. Чтобы понять, так ли нужно приглашать участника команды на совещание, надо свериться с вопросами, которые вы по плану будете обсуждать, а также соотнести с целями и задачами, которые есть на совещании у руководителя и сотрудника.

Зачем сотруднику совещание

— информация о проекте (план и перспектива, задачи);

— информация о себе (личная роль в проекте, личные перспективы);

— информация о коллегах (обмен мнениями, сравнение себя с другими).

Зачем руководителю:

— информация о плане (актуальные цифры, приоритеты, временные рамки, перспективы);

— информация о проекте (что делаем, куда идем, как реагируем на окружающие условия, какие изменения нужны);

— люди (кто, что, какие настроения и потенциал, кто вовлечен).

Как руководителю управлять коммуникациями

Коротко:

Более половины рабочего времени мы тратим на коммуникации. Мы общаемся для того, чтобы создать единое информационное пространство, в котором каждому будет комфортно. В команде за коммуникации отвечает руководитель. Его задача — сделать так, чтобы все могли высказываться, задавать вопросы, получать обратную связь. Для успешной коммуникации команде надо разработать план взаимодействия: как, с чем и каким образом мы общаемся. Совещания — одна из форм коммуникации команды и площадка для принятия коллегиального решения. Зачастую руководители увлекаются и назначают слишком много совещаний, на которые приглашают в том числе тех, кого вопрос обсуждения не касается. Перед тем, как проводить совещание, стоит задать себе несколько вопросов:

  • какие вопросы мы планируем обсудить на совещании;
  • действительно ли их надо обсуждать именно в формате совещания;
  • кто будет участвовать в совещании;
  • как будет выстроен сценарий совещания, кто будет модерировать процесс;
  • сколько продлится совещание.

Еще один формат общения в команде — обратная связь. Ее могут давать и руководители сотрудникам, и сотрудники руководителям. Она помогает получить поддержку, скорректировать рабочую траекторию, найти решение сложностям, с которыми столкнулся сотрудник. Обратная связь — это общение тет-а-тет, но если поведение человека влияет на другие бизнес-процессы, то обсуждать его поступки надо коллективно.