Инфоподдержка Новые знания

Эффективные коммуникации руководителя

Современные сотрудники тратят почти половину своего рабочего времени на коммуникацию, а руководители проектов — и того больше. Ниже несколько советов, как сделать этот процесс более эффективным для всех участников.

Главная задача коммуникации — обеспечить единое понятийное поле, в котором будут находиться все участники проекта. За качество и эффективность коммуникации внутри команды отвечает руководитель. Только он может создать среду, в которой всем будет комфортно высказываться, задавать вопросы и общаться.

Эффективные коммуникации руководителя WhatsApp +79159633383 

Построить план коммуникаций руководителя

Коммуникация в команде начинается с построения плана, в котором должны быть отражены все участники и все возможные варианты их взаимодействия. При составлении плана надо учитывать специфику и корпоративную культуру компании.

В план коммуникации включают:

  • информацию о всех участниках коммуникации и способах связи;
  • основные принципы коммуникации;
  • перечень плановых коммуникаций (совещания, созвоны и т.д.);
  • информацию о том, куда жаловаться, если что-то идет не так;
  • описание процесса контроля и пересмотра планов.

Кроме этих пунктов, в плане должно быть зафиксировано, как руководитель проверит, что коммуникация была успешной. И хотя план предполагает множество вариантов коммуникации в команде, главные принципы — умеренность и адекватность: много общения также плохо для дела, как и полное отсутствие взаимодействия.

Персональное общение и обратная связь для каждого

Коммуникации — способ взаимодействия личностей. Соответственно, и подход к нему должен быть личностным: нет правил, которые уместны в общении со всеми членами команды.

Барьерами в коммуникации могут стать поведение человека, эмоции, неправильная интерпретация слов. Чтобы понять и быть понятым надо практиковать активное слушание и быть готовым считать всю информацию, которую транслирует человек (слова, поза, жесты, голос, мимика), понимать контекст и быть искренне заинтересованным и в общении, и в человеке.

Главное условие любой коммуникации — цель, которую понимаете и вы, и ваш собеседник. Диалог — это разговор на равных, поэтому важно сохранять это равенство и создавать поле для равноправного уважительного общения.

Если ваш собеседник пытается доминировать или манипулировать, можно использовать один из следующих приемов, чтобы перехватить инициативу:

  • задать открытый вопрос;
  • использовать стоп-фразы, чтобы сбить собеседника, который манипулирует;
  • совершить действие и выйти из поля человека (уронить бумаги или ручку и наклониться за ними);
  • обратиться к человеку по имени;
  • резюмировать после каждого смыслового блока;
  • прочитать книгу Роберта Чалдини «Психология влияния» и научиться противостоять манипуляциям.

Одна из форм коммуникации в проекте — обратная связь, которую руководитель дает сотруднику, а сотрудник руководителю. Ее цели — эмоциональная поддержка, развитие, создание общих правил и корректировка движения к достижению цели, личной и командной. Разговор должен быть предметным, проходить максимально близко по времени к тем событиям, которые предполагается обсудить, основываться на фактах. Информацию, особенно критику, стоит давать через «я-сообщения». Обратная связь — это общение тет-а-тет, но если поведение человека влияет на другие бизнес-процессы, то обсуждать его поступки надо коллективно.

Проводить эффективные совещания

Совещания — неотъемлемая часть рабочего процесса любой команды. Правда, иногда баланс нарушается и время, потраченное на обсуждение работы, превышает время самой работы. В зависимости от этапа проекта совещания могут быть:

  • стартовые (дать вводные команде, обозначить цели, разделить роли);
  • по ходу проекта (обсуждение важных вопросов, уточнение задач, инструментов для достижения целей);
  • по проблеме (обсуждение конкретной проблемы и поиск путей решения);
  • по завершению проекта (анализ итогов и выводы).

Для проведения успешного совещания необходимо разработать план с четкими целями и задачами, обозначить регламент. Все это должно стать руководством к действию и сценарием встречи. Отклоняться от плана и не соблюдать регламент — нельзя, это демотивирует команду и снижает ценность совещаний. После мероприятия необходимо проанализировать: все ли удалось сделать, все ли задачи решены.

Очень часто совещание проходит неэффективно, потому что в нем участвует слишком много людей, те, кто задействованы в процессе опосредованно. Чтобы понять, так ли нужно приглашать участника команды на совещание, надо свериться с вопросами, которые вы по плану будете обсуждать, а также соотнести с целями и задачами, которые есть на совещании у руководителя и сотрудника.

Зачем сотруднику совещание

— информация о проекте (план и перспектива, задачи);

— информация о себе (личная роль в проекте, личные перспективы);

— информация о коллегах (обмен мнениями, сравнение себя с другими).

Зачем руководителю:

— информация о плане (актуальные цифры, приоритеты, временные рамки, перспективы);

— информация о проекте (что делаем, куда идем, как реагируем на окружающие условия, какие изменения нужны);

— люди (кто, что, какие настроения и потенциал, кто вовлечен).

Как руководителю управлять коммуникациями

Коротко:

Более половины рабочего времени мы тратим на коммуникации. Мы общаемся для того, чтобы создать единое информационное пространство, в котором каждому будет комфортно. В команде за коммуникации отвечает руководитель. Его задача — сделать так, чтобы все могли высказываться, задавать вопросы, получать обратную связь. Для успешной коммуникации команде надо разработать план взаимодействия: как, с чем и каким образом мы общаемся. Совещания — одна из форм коммуникации команды и площадка для принятия коллегиального решения. Зачастую руководители увлекаются и назначают слишком много совещаний, на которые приглашают в том числе тех, кого вопрос обсуждения не касается. Перед тем, как проводить совещание, стоит задать себе несколько вопросов:

  • какие вопросы мы планируем обсудить на совещании;
  • действительно ли их надо обсуждать именно в формате совещания;
  • кто будет участвовать в совещании;
  • как будет выстроен сценарий совещания, кто будет модерировать процесс;
  • сколько продлится совещание.

Еще один формат общения в команде — обратная связь. Ее могут давать и руководители сотрудникам, и сотрудники руководителям. Она помогает получить поддержку, скорректировать рабочую траекторию, найти решение сложностям, с которыми столкнулся сотрудник. Обратная связь — это общение тет-а-тет, но если поведение человека влияет на другие бизнес-процессы, то обсуждать его поступки надо коллективно.

Олег Паладьев

Паладьев Олег Николаевич, Председатель правления Сети международных экспертов «Союзконсалт», Director CIP Souzinvest. Эксперт комитета по содействию внешнеэкономической деятельности ТПП РФ, член Деловых советов Сербии, Италии, Словакии, Израиля и др., созданных при ТПП РФ; член Рабочей группы по ВТО при Минэкономразвития России; Автор экономической концепции «Эгомаркетинг – новая экономика, основанная на экологичном использовании человеческих ресурсов». Учредитель аналитического издания NIE Journal Souzconsalt. Автор книг, и методических пособий по глобальному предпринимательству и лидерству. Подробнее souzconsalt.com/paladiev

Recommended Articles

Написать
Send to WhatsApp
Приветствуем Вас, Коллеги!
Мы работаем только с юридическими лицами: Советы бесплатно! Консультации от 15 тыс.руб.
Присылайте свои предложения в WhatsApp